Etapas de instalación de un software de gestión integral en una pyme

Las pymes deben hacer frente a multitud de competidores que luchan por una misma cuota de mercado. Al final, la diferencia entre el éxito y el fracaso está relacionada con la capacidad de adaptación de las empresas al entorno. Para ello, es necesario adecuar los procesos internos a las nuevas tecnologías. Una de las herramientas básicas para que una pyme se mantenga actualizada pasa por contar con un software de gestión integral, que permita administrar todos los procesos de negocio de una empresa de una forma unificada. Pero llevar a cabo estas actualizaciones de forma correcta lleva implícito contar con una organización interna eficiente. Para ello, es recomendable seguir unas fases de adaptación.

Fases durante la implementación

Las etapas de implementación que las pequeñas y medianas empresas deben seguir para implementar un software de gestión empresarial de forma eficiente y efectiva, son las siguientes:

  1. Fase de análisis de las necesidades y objetivos de la empresa: en este momento es necesario estudiar y planificar qué recursos necesita la compañía para evolucionar y decidir si realmente es necesario implementar un software de gestión, como un ERP o un programa de gestión clientelar CRM.
  2. Fase de decisión: una vez decidida la necesidad de instalar un programa de gestión en el seno de la pyme, llega el momento de escoger qué tipo de software de gestión será el elegido así como los proveedores y recursos que serán necesarios para llevar a cabo la implantación.
  3. Fase de implementación: en esta etapa se deben estructurar aspectos tales como el desarrollo de la instalación del software de gestión, así como la definición de procesos o la formación del personal que va a utilizar frecuentemente esos recursos.
  4. Fase de uso y mantenimiento del sistema.

Un estudio sobre la motivación que lleva a las empresas a implantar un software de gestión ha concluido que en la mayoría de los casos se trata de una ampliación o modificación de los programas que ya tienen implantados. De hecho, un gran número de pymes comienza por instalar un programa de gestión de forma parcial y, con el tiempo, lo va aumentando de manera progresiva. En la mayoría de casos estudiados, por lo tanto, la motivación que ha llevado a implementar un software de gestión ha sido la voluntad de organizarse mejor internamente. El desglose de los objetivos por sector profesional es el siguiente:

  • El sector servicios busca con un sistema de gestión integral mejorar su organización externa e interna, así como con los clientes.
  • En el caso del comercio, se pretende mejorar el perfil competitivo de la entidad.
  • En el ámbito químico-farmacéutico, el fin pasa por integrar los diferentes sistemas de los que se componen.
  • Finalmente, en el sector industrial prima la capacidad organizativa.

En definitiva, independientemente del fin con el que se quiera instalar un software de gestión en una pyme, es necesario que se lleven a cabo una serie de etapas que permitan su correcta implantación.

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